Особенности деятельности event-менеджера

Менеджер событий является «настройщиком» механизма событий. Проще говоря, это человек, который организует и несет ответственность за различные мероприятия. Это могут быть спортивные, корпоративные или специальные мероприятия, заказанные целыми компаниями или отдельными лицами. Исходя из сути деятельности специалиста, он также может называться обработчиком событий или обработчиком событий.

Но не думайте, что ее работа — это праздник и веселье. Организовать мероприятие и посетить его — разные вещи. Иногда организатору мероприятий не хватает минуты на отдых, не говоря уже о том, чтобы повеселиться. Напротив, он должен позаботиться о том, чтобы все остальные наслаждались отдыхом, несмотря на недостаток собственного комфорта и усталость.

Специалист должен разработать концепцию, разработать сценарий, провести переговоры с другими компаниями и отдельными специалистами для участия, например, с фотографами или поварами, и сделать мероприятие безупречным.

Конечно, создать вечеринку для друзей и знакомых не так уж и сложно, особенно если участников не так много. Но для незнакомцев довольно сложно устроить вечеринку и даже сделать всех счастливыми. Вам необходимо обладать гибкостью и приспособляемостью к любому человеку и ситуации.

Более 100 отличных уроков, тестов и тренажеров для развития мозга Приступайте к работе

Но несколько компаний, специализирующихся на организации вечеринок и мероприятий, берут на себя эту непростую задачу. В них чаще всего работают ивент-менеджеры. Они следят за тем, чтобы их клиенты не думали о трудностях создания праздничной атмосферы, а просто получали удовольствие от праздника.

Менеджеры мероприятий не только думают об оформлении зала, развлекательной программе и общей атмосфере, но и заботятся о порядке еды и напитков, да и вообще обо всех мелочах, которые понадобятся во время мероприятия.

Некоторые специалисты работают отдельно от компаний. Вы можете договориться с ними индивидуально.

Торжества, которые организатор мероприятий может организовать:

• спортивные соревнования;
• концерты;
• конференции различного уровня.
• встречи с инвесторами и партнерами;
• соревновательные мероприятия;
• продвинутые курсы;
• встречи;
• корпоративные мероприятия компаний;
• частные вечеринки, такие как дни рождения, свадьбы;
• презентация нового продукта;
• церемонии награждения;

Некоторые торжества можно отнести к пиар-акциям. Их цель — улучшить имидж компании или повысить сплоченность команды, или сплочить команду. В этом случае специалист должен освещать событие в прессе, что приводит к привлечению СМИ и медиа-спонсоров.

Кроме того, event-менеджер приглашает ведущих, музыкантов и певцов, дизайнеров, осветителей, официантов, поваров и других специалистов. Также ознакомьтесь с их работами. Кроме того, в обязанности организатора мероприятий входит заключение договоров с отелями, торговыми центрами, ресторанами, концертными залами, типографиями, компаниями, предоставляющими оборудование и транспорт. Расчет бюджета тоже об этом.

И одна из основных задач сотрудника — разработать концепцию праздника. Необходимо учесть все пожелания заказчика, проявить креативность и понять целевую аудиторию.

Ивент-менеджер может трансформироваться одновременно в несколько специалистов, выполняющих свои обязанности. Профессии, строго связанные с деятельностью организатора мероприятия:

1. PR-менеджер. Чтобы привлечь внимание, организатор мероприятий сотрудничает со СМИ, пишет увлекательные пресс-релизы, разрабатывает креативные рекламные кампании и максимально продвигает мероприятие.
2. Маркетолог, SMM-специалист и менеджер по продажам. Более 50% бизнеса ивент-менеджера основано на маркетинге и продажах. От того, насколько успешно специалист «продаст» торжество целевой аудитории, партнерам и спонсорам, зависит результат всей работы: в итоге останется чувство и лавры победителя или неудачи. Навыки SMM-специалиста необходимы для продвижения праздника в Интернете, поэтому вам нужно будет перевоплотиться и в этого специалиста.
3. Копирайтер. Написание рекламных текстов для официального сайта мероприятия, рассылок, маркетинговых материалов, пресс-релизов — все это ложится на плечи ивент-менеджера.
4. Дипломат и спикер. Вести переговоры, вести переговоры с подрядчиками, успокаивать клиентов непросто, поэтому нужно обладать определенными навыками.
5. Руководитель проекта. Празднование — это тот же проект, который требует твердой руки и контроля на всех этапах развития.

Теперь поговорим о том, кто не является обработчиком события. Его часто путают с другими специалистами. Давайте выясним, какие именно.

Прежде всего, он занимается организацией свадеб. Обработчика событий часто путают с этим человеком. Да, организаторы мероприятий тоже могут организовать свадьбы, но это особый тип торжества, где требуются разные методы. Обоим сотрудникам присущи управленческие и организаторские способности, креативность и нестандартный подход к деятельности. Но, например, для специалиста по планированию свадьбы не нужны навыки специалиста по связям с общественностью или продавца, а для организатора мероприятий эти моменты чрезвычайно важны.

С другой стороны, работа свадебного менеджера более личная. Этот специалист устранит нервозность невесты перед свадьбой и поможет жениху и невесте с выпускным балом. Поэтому мы не идентифицируем этих двух профессионалов.

А во-вторых, ивент-менеджера можно принять за сотрудника места проведения мероприятия или кейтеринга. Работайте с этими компаниями, а не на них.

Я также замечаю, что работа организатора мероприятий — долгая и тяжелая работа. Если вы устроите вечеринку для друзей, банкет для партнера для вашего босса или мероприятие для футбольной команды вашего брата, вы не станете профессионалом.

Основные риски

Несмотря на любовь к отдыху и развлечениям, жители нашей страны до сих пор не привыкли платить за услуги профессиональных развлекательных агентств. Это направление перспективное и вскоре люди доверит организацию праздников профессионалам. Но вначале нужно много работать, чтобы добиться успеха.
Конкуренция есть, но местные агентства и музыканты вам не главные соперники. Сериалы, шикарные выступления звезд — вот с чем будут сравнивать ваши выступления. Победить в битве можно только с помощью уникальных, ярких и качественных программ, безупречной организации и стремления во всем радовать клиентов.
Праздники — это обилие спиртных напитков. Острые ситуации будут возникать регулярно. Подумайте, как поступить, и никогда не выходите из себя.

Обязанности специалиста

Ивент менеджмент — это симбиоз творчества и организационного процесса. Творчество состоит из создания концепции, атмосферы, развлечения и декора. А организация всех мероприятий, контроль за исполнением обязанностей нанятыми специалистами — это вторая часть работы event-менеджера.

Конечно, в крупных компаниях, которые устраивают торжества, есть специалисты, отвечающие за творчество, и есть те, кто занимается организацией. Но мы поговорим обо всех обязанностях ивент-менеджера в целом.

Задачи и функции специалиста:

• контроль всех процессов и сотрудников;
• при необходимости составление плана рекламной кампании, подготовка печатной продукции, например, флаеров и буклетов;
• приглашение гостей на торжество.
• расчет бюджета;
• согласовывать с клиентом все нюансы, сообщая ему обо всех возможных проблемах;
• установление сроков и их соблюдение;
• подготовка договоров со всеми специалистами, задействованными в организации праздника: музыкантами, декораторами, транспортными компаниями, поварами и др;
• украшение комнаты;
• создание концепции, подбор тем, определение общей атмосферы и настроения;
• переговоры с клиентом, обсуждение деталей и пожеланий клиента;
• при необходимости привлечь спонсоров и СМИ;
• составить отчет и доставить заказчику;
• подбор помещения для торжества, бронирование места;

Открыть агентство по организации праздников правильно!

Нужно ли помещение?

У вас есть два варианта:

• работать без офиса. В такой ситуации вы можете общаться с покупателями по телефону, потом назначить встречу где-нибудь в парке, в баре, прийти к вам домой и там договориться об условиях. Преимущество этого метода — экономия на аренде офиса.

Минус — недоверие самых перспективных покупателей. В такой ситуации люди будут бояться обмана.

• снять небольшую комнату.

Этот вариант наиболее перспективный.

Затраты будут ограничены, но компания получит зарегистрированный офис и будет казаться более солидной в глазах клиента.

Оптимальное расположение — ближе к центральной части города.

Возле входа в помещение должна быть парковка и остановка общественного транспорта.

Если денег мало, выберите первый вариант.

При наличии финансовых возможностей не стоит экономить — снимайте комнату и красочно ее декорируйте.

Знак на входе также имеет большое значение — это должен быть креатин и указывать направление вашего бизнеса.

Особое внимание уделите оформлению внутреннего убранства. Хороший вариант — повесить уже сделанные отпускные фотографии в комнате, где запечатлены довольные покупатели (отлично работает).

Площадь помещения должна быть 40-50 квадратных метров. Обязательно наличие рецепции, комнат для персонала и переговоров с клиентами. В офисе должен быть санузел и склад, в котором будут храниться различные деловые инвентарь, оборудование, техника и другие необходимые вещи.

Средняя стоимость аренды помещения — от 30 000 руб. В месяц.
Ремонтные работы — от 200000 руб.

Кого нанимать в персонал?

Количество сотрудников напрямую зависит от менеджмента компании и объема предоставляемых услуг.

При этом есть три варианта развития бизнеса:

1. Ваше агентство самостоятельно планирует и организует отпуск. В этом случае вам потребуется нанять большой штат людей: ди-джеев, фокусников, музыкантов, пиротехников, флористов, организаторов фаер-шоу, певцов, фотографов, видеооператоров и других специалистов.

Этот вариант хорош, но требует больших трудозатрат, поэтому подходит для большой и уже состоявшейся компании.

2. Нет сотрудников. При отображении заказа производится поиск подрядчиков в управлении. Этот вариант наиболее перспективен и выгоден для начинающих предпринимателей.

Большой плюс — возможность сэкономить на зарплате многочисленным сотрудникам. Минус: постоянные проблемы с поиском подрядчика. При этом рассчитывать на крупную прибыль в этом случае очень сложно, ведь оплачивать услуги подрядчиков приходится из собственного кармана.

Еще один недостаток — высокий риск нарваться на людей с низким профессиональным уровнем. В результате пострадает ваша репутация.

Как начать свой event-бизнес без денег

3. Смешанная версия. В этом случае у вас есть определенный штат самых «разноплановых» сотрудников и вы нанимаете пропавших без вести по мере необходимости. Именно такой подход считается наиболее перспективным.

Из штата вам понадобится менеджер по продажам. Работа этого человека — принимать заказы по телефону и интересовать потенциальных клиентов. Кроме того, вам понадобится водитель служебного автомобиля и несколько шоуменов (ведущих). Всего 4-5 человек может хватить.

Найти творческих людей — это большое дело. Посещайте различные местные праздники, наблюдайте за ведущими, размещайте рекламу в газетах для сотрудников и проводите интервью.

При этом учтите, что зарплата во многом зависит от квалификации и опыта шоумена. Квалифицированный сотрудник может претендовать на зарплату 40-50 тысяч рублей в месяц.

Средняя стоимость работ 150 000 руб.

Таблица 1. Потребительский потенциал бизнеса при организации праздников в России

Какое необходимо оборудование?

Еще одна важная трата — покупка необходимого оборудования. Тут сложно дать четкий совет — опять же, многое зависит от направления вашего бизнеса.

Важнейшее оборудование: телевизор, DVD-плеер, баллон с гелием, компьютер (ноутбук), усилитель. Дополнительно вам может понадобиться акустическая система, микшер, цветомузыка и микрофон.

Но это не значит, что вам нужно идти прямо в магазин и покупать весь инвентарь. Лучше всего приобретать оборудование по мере необходимости и после подготовки к тому или иному мероприятию. Что касается офиса, то его нужно сразу же обставить.

Общие затраты на покупку оборудования — от 300 тыс. Руб.

Как разрекламировать свою компанию?

Чтобы привлечь новых клиентов, вам нужно заявить о себе, что вы во всеоружии. Ваша задача — провести грамотную рекламную кампанию.

Направление деятельности должно быть следующим:

• создать качественный сайт и не экономить на его продвижении. Портал должен содержать всю информацию о предоставляемых услугах и тарифах компании. Очень важно иметь большое количество фотографий организованных мероприятий и описание преимуществ сотрудничества с вами;
• обзвонить потенциальных клиентов (малые и средние организации). Важно сделать это за несколько месяцев до начала новогодних праздников;
• обязательно обратите внимание на наружную рекламу и рекламу в транспорте.
• создайте свой логотип (он должен быть запоминающимся и ярким;

Затраты на организацию рекламы — от 40 000 руб.

Таблица 2. Рост участников рынка индустрии развлечений в России

Есть ли риски?

У этого вида бизнеса есть свои риски: длительная окупаемость первоначальных инвестиций, высокий уровень затрат на оплату труда сотрудников и приобретение оборудования, а также нестабильность рынка развлечений.

Будьте готовы к тому, что работы поначалу не будет. Но если вы попробуете себя с первыми покупателями, бизнес обязательно будет расти.

Как стать event-менеджером

Ивент-менеджер — одна из немногих профессий, где вы можете сначала попробовать себя, а потом уже решать, подходит вам это или нет. Для этого достаточно поработать волонтером или стажером на одном или нескольких мероприятиях — увидеть, как работает команда организаторов изнутри, «опробовать» роль организатора мероприятия.

Ассистенты нужны всегда на крупных мероприятиях: от городских и государственных (например, Московский полумарафон или чемпионат мира по футболу) до коммерческих (например, в The Village или Moscow Digital Forum).

Вот несколько советов, как организовать волонтерство или стажировку:

1. Если вы находитесь в Москве, следите за анонсами мероприятий на mosvolonter.ru — там же вы можете подать заявку на участие. Где бы вы ни находились, вы всегда можете связаться с организаторами интересующих вас мероприятий и спросить, нужны ли им волонтеры. Стажировки, оплачиваемые или неоплачиваемые, можно искать на HeadHunter или специализированных сайтах (Grintern, Event.ru и др.), А также в event-агентствах.
2. Попробуйте поработать в разных ролях: новичкам поручают работу с гостями мероприятия, подготовку материалов и сайтов, фото и контент, регистрацию участников, техподдержку.
3. Соберите портфолио мероприятий, которые вы посетили, спросите совета о себе у организаторов — это поможет вам при поиске работы в будущем.

Вы можете научиться управлению событиями на своих ошибках, но самое главное — у профессионалов отрасли: они знают все о мероприятиях и помогут избежать неудач, это сэкономит вам время и нервы.

Хороший

Недостатки профессии организатор

График работы организатора ненормированный. Ему нужно быть на связи 24/7, что усложняет планирование личной жизни. В этом случае специалист должен быть готов к непредвиденным ситуациям, требующим немедленного вмешательства. Все это может привести к стрессу.

К отрицательным сторонам профессии можно отнести и непостоянство намерений клиента. Даже если подготовка к мероприятию практически завершена, клиент может запросить серьезные изменения в плане, а это требует дополнительных усилий и времени со стороны специалиста.

Только специалист с многолетним опытом может требовать высокой заработной платы. Даже в Москве начинающему организатору предложат не более 20-25 тысяч. К тому же доход в этой профессии нестабилен. Большинство агентств платят своим сотрудникам небольшое вознаграждение и выплачивают процент от прибыли мероприятия. Иногда над заказом работают 5-6 человек, между которыми распределяется назначенный процент.

Хотя профессия престижная, найти работу непросто. Ограниченное количество вакансий, высокие требования и большая конкуренция сужают круг поиска. Экономическая ситуация в стране также влияет на занятость, поскольку во время кризиса люди предпочитают организовывать вечеринки самостоятельно.

Мероприятия для партнеров и дистрибьюторов

Это более формальные и серьезные мероприятия, которые, однако, не должны быть скучными. Формальные и однообразные презентации, семинары и конференции быстро наскучат и уж точно никому не запомнятся. Но любая деловая встреча может пройти оригинально и интересно, если подойти к ней с фантазией.

Поэтому вместо стандартной презентации дистрибьюторам нового продукта — макаронной плиты iCook, компания Amway решила побить Книгу рекордов Гиннеса за изготовление самых длинных равиоли в мире. И он победил, моделируя одну почти 30 метров! Гости приняли непосредственное участие в приготовлении этого, а также итальянских блюд их автора, а затем с удовольствием отведали равиоли, приготовленные в подаренных пастухах.

Максимально используйте представленный продукт, вовлекайте партнеров во взаимодействие: пусть они попробуют, потрогают и изучат продукт. Ваш опыт всегда запоминается лучше, чем блестящая постановка.

Какими личностными качествами должен обладать организатор?

Почти половина успеха организатора основана на творчестве. Кроме того, поскольку специалисту приходится постоянно общаться с разными людьми, ему не обойтись без умения строить отношения, убеждать и мотивировать. Этому также будет способствовать грамотная речь и ораторское искусство.

Ответственность за проведение мероприятий полностью ложится на организатора, который, следовательно, должен быть организованным и пунктуальным. Часто результат проекта зависит от мелочей, на которые специалист должен уметь уделять внимание деталям. Работа подходит для активных людей, которые готовы постоянно быть в движении. Чтобы добиться успеха в профессии, нужна целеустремленность, так как стать специалистом — это долгий путь, в котором часто случаются неудачи.

Стрессоустойчивость — качество, которое отличает профессионала от любителя. Благодаря ему организатор спокойно справляется с напором, ажиотажем и капризами заказчиков. Наличие нестандартного мышления, умение быстро реагировать и находить оптимальные решения в сложных условиях поможет преодолеть форс-мажор.

Навыки, знания и личные качества профессионала

Менеджер ивент-проекта — энергичный и общительный человек с творческой жилкой, работоспособностью и сильной нервной системой. Теперь обо всем поподробнее.

Организатор мероприятий должен обладать следующими профессиональными навыками:

1. Возможность работы в режиме многозадачности.
2. Управленческие, координационные и организаторские навыки.
3. Логическое мышление.
4. Умение адаптироваться к любой ситуации.
5. Знание рынка событий.
6. Творческие способности.
7. Умение держать себя и весь процесс под контролем.
8. Понимание деятельности других профессионалов, участвующих в праздновании.
9. Умение быстро принимать решения.
10. Разговорный навык.
11. Понимание специфики компании-клиента.
12. Связь со СМИ.
13. Широкая перспектива.
14. Правильная устная и письменная речь.

Кроме того, специалист должен быть на связи 24/7, не бояться нестандартных и форс-мажорных задач, которые всегда возникают в самый неподходящий момент.

Личные качества, которыми должен обладать ивент-менеджер:

• эффективность,
• пунктуальность,
• бизнес.
• креативность,
• виды деятельности,
• стрессоустойчивость,
• лидерские качества,
• обязанность,
• находчивость,
• общительность,

Но когда не стоит выбирать профессию организатора мероприятий:

1. При наличии нарушений речи и тяжелых физических недостатков.
2. Если есть заболевания нервной и сердечно-сосудистой систем.
3. Неспособность быстро принимать решения, привычка долго обдумывать слова и действия.
4. Обладающие такими качествами, как уязвимость и чувствительность.

Возможная заработная плата

В среднем зарплата менеджера по организации торжеств составляет от 40 000 до 150 000 рублей. В Москве и Санкт-Петербурге доход выше: от 50 тысяч до 200 тысяч рублей. В регионах, наоборот, ниже — 35–100 тыс. Руб.

Заработная плата также зависит от компании, в которой работает специалист. Если это крупное рекламное агентство или компания, которая занимается организацией мероприятий, клиенты будут платить больше. Независимым профессионалам сложно получить высокий доход только в том случае, если они малоизвестны в своих кругах.

У многих профессионалов зарплата сезонная, то есть большинство мероприятий организовано в честь больших праздников или мероприятий. Например, новогодний или выпускной вечер в школе или колледже.

Соискатели с высокой зарплатой должны иметь впечатляющее портфолио, положительные отзывы от прошлых клиентов и опыт работы не менее 3 лет.

Как открыть успешное event агентство

Каковы особенности бизнеса?

Чтобы оставаться на плаву, нужно иметь не менее 2-3 заказов в месяц. Следовательно, на начальном этапе нет необходимости нанимать большой штат.

Лучше найти несколько здравомыслящих людей, которые умеют организовывать праздники и умеют это делать. Конечно, важно уметь адаптировать полет воображения к финансовой картине клиента.

Если заказчик не ограничен финансами, то можно устроить экстремальные развлечения, например, прыжки с парашютом. Большой популярностью пользуются различные конкурсы, поэтому необходимо подготовить базу вариантов и набраться опыта в уже существующих агентствах.

Вы должны понимать, что на раннем этапе будет сложно охватить все области, поэтому лучше всего заниматься чем-то одним, например, днями рождения, детскими праздниками или свадьбами.

Кадры

Если вы решили открыть развлекательное агентство, значит, вы уже знаете или работаете с талантливыми артистами и музыкантами. Но сотрудников все равно нужно искать.
Если у вас есть собственная машина, вам нужен водитель. На эту должность следует искать творческого человека. Водитель будет общаться с клиентами, помогать с организацией и при необходимости участвовать в развлечениях.
Еще вам нужен менеджер. Этот человек обязан разбираться во всех составляющих и тонкостях индустрии развлечений. Кроме того, он должен быть немного психологом, потому что после нескольких минут разговора с потенциальными клиентами менеджер должен услышать, чего хочет клиент, и предложить ему идеи в правильном направлении. Скучное и профессиональное общение в сфере развлечений недопустимо. Вы продаете людям положительные эмоции, а значит, руководитель должен быть доброжелательным, творческим и жизнерадостным человеком.
Постоянный персонал может включать тамадора или конферансье, ди-джея или команду музыкантов. Если вы можете платить этим людям приличную зарплату, не экономьте.
возможен вариант с приглашением фрилансеров. Для этого следует посетить популярные развлекательные заведения, культурные мероприятия, спектакли театральных студий и концерты юных музыкантов. Познакомьтесь с подающими надежды талантами, предложите свою помощь в заработке, создайте портфолио и предложите клиентам программы с их участием.
Работая с творческими людьми, не следует ожидать легких путей и простых решений. Сколько бы вы ни платили своим сотрудникам, срывы из-за творческих кризисов, истерик и пьянства на работе будут неизбежны. Совершенно необходимо соблюдать разумный баланс при работе с людьми. Слишком жестко реагировать невозможно, ведь эмоциональность, непостоянство и ранимость — естественные черты творческой личности. Но нельзя терять контроль над ситуацией, потому что обязательства перед клиентами должны соблюдаться независимо от обстоятельств. Каждая внештатная ситуация будет решаться индивидуально, а наличие предварительных договоренностей с широчайшим кругом художников поможет с честью выйти из любых трудностей.

Плюсы и минусы профессии

Хотя внешняя оболочка профессии кричит о вечном позитиве, тусовочной атмосфере и веселье, но на самом деле, как и везде, ивент-менеджер испытывает ряд дефицитов рабочих мест.

Но начну с плюсов:

• заработная плата выше среднего;
• творческое направление деятельности;
• идеальный бизнес-вариант для любителей вечеринок и массовых мероприятий.
• запрос;
• устанавливать контакты и связи с интересными и влиятельными людьми;

И минусы:

• ненормированный рабочий день;
• вероятность столкнуться с людьми противоположного мнения.
• высокий уровень стресса;

Мероприятия для внешней общественности

Что может быть веселее концерта, зрелищнее флешмоба или душевнее пикника? Что, если бы это организовала ваша компания? Ничто не запоминается лучше, чем приятные эмоции, которые теперь будут ассоциироваться с вашим брендом.

Парк «Сокольники» нашел необычный способ рассказать всему городу о том, как выглядит самая большая в Москве ледяная горка. Состоялся фестиваль необычных санок «Боевые нарты», участники которого соревновались в дизайне и тестировании необычных санок именно на этой горке. Этот формат выгодно отличается от традиционных вечеринок и развлечений и, таким образом, привлек много посетителей и зрителей!

Но управление событиями не просто определяет тип вашего мероприятия. Как и, главное, где научиться составлять программу, подбирать спикеров и правильно рассчитывать бюджет? Формальное образование обычно предполагает формальные знания, которые трудно применить в реальности. Научиться организовывать события можно с помощью книг. Конечно, качественная литература позволяет понять основы организации мероприятий. Но заменит ли презентация практикующего, познавшего на собственном опыте решения всех сложных ситуаций, и правильный учебник? Едва.

Мы увлекательно проводим тренинг по связям с общественностью: полученные навыки отрабатываются.



Документы и лицензии

Для работы в сфере развлечений на первых порах достаточно оформить IP. Выберите код ОКВЭД 92.3 и 92.72 — это покроет весь спектр услуг, связанных с организацией праздников.
Опытные руководители индустрии развлечений рекомендуют заполнять документы после достижения хотя бы минимального количества клиентов и получения заказов на первые праздники. Срок от начала организации агентства до первой вечеринки или празднования свадьбы может быть продлен на неопределенный срок. Вы не получите прибыли, и вам придется платить налоги.

Преимущества профессии организатор

Организатор — искатель приключений, постоянно ищет движения и чего-то нового. Как правило, у него широкий круг связей, что позволяет ему решать ряд задач. Поскольку многие мероприятия проводятся вне офиса (и могут проходить как в разных регионах России, так и за рубежом), у специалиста есть возможность не только путешествовать, но и хорошо зарабатывать (организация выездного мероприятия лучше оплачивается).

Организатор праздника поднимает настроение, да и сам праздник получает удовольствие, поэтому при отсутствии каких-либо проблем во время мероприятия может спокойно наслаждаться позитивной атмосферой.

Опытный профессионал с проверенной репутацией может быть выше среднего. Итак, при наличии 2-3 лет опыта и большом количестве успешно организованных мероприятий организатор в столице получает 40-100 тысяч рублей, а в регионах России — 25-48 тысяч. Некоторые специалисты, проработав несколько лет в агентстве и накопив большую базу контактов, открывают собственное дело.

В чём особенности работы event-менеджера

Мероприятие начинается с цели: это может быть тимбилдинг сотрудников, привлечение клиентов, вывод на рынок нового продукта, формирование партнеров, обмен опытом и так далее.

Исходя из поставленной цели, ивент-менеджер продумывает концепцию будущего мероприятия. Может проходить в формате конференции, выставки, вечеринки или даже выездной экскурсии; совмещаем служебную часть и остальное; быть бесплатным для членов или наоборот.

Одну и ту же проблему можно решить по-разному. Например, однажды, чтобы начать продажу квартир, мы провели конкурс на название нового микрорайона. В течение месяца мы работали над ее освещением в СМИ, принимая варианты от участников. Итоги были подведены прямо на фоне строительной площадки, где организовали экскурсию для гостей, показали поэтажные планы домов и квартир и, наконец, торжественно перерезали красную ленточку в честь открытия. Победитель получил сертификат на 500 тысяч рублей на покупку новой квартиры.

Фотографии с того мероприятия

Запуск продаж мог быть организован иначе. Например, соберите блогеров на стройплощадке и проведите с ними экскурсию, представьте новый район на ежегодной ярмарке недвижимости, организуйте продвижение в популярном торговом центре. После мозгового штурма с командой мы выбрали концепцию конкурса, потому что он позволял нам входить в СМИ бесплатно и гарантированно привлекал внимание людей большим призом.

Небольшое мероприятие — встреча с блогерами, пресс-конференция, митап — может организовать всего один человек. Для крупных мероприятий организатор мероприятий привлекает помощников (дизайнеров, техников, продавцов) и подрядчиков (типография, кейтеринг, аренда оборудования). Несколько менеджеров мероприятий одновременно работают над крупномасштабными мероприятиями: обязанности разделены по типу работы (например, продвижение, работа с гостями, техническая поддержка) или сферам (например, руководитель пресс-центра, выставки, кейтеринга, волонтеры, спикеры).

На Астанинском экономическом форуме в 2018 году я курировал работу цифрового подрядчика, ответственного за продажу билетов и выход на бизнес-аудиторию Казахстана и стран-участниц форума. Вместе мы запустили сайт, сделали страницы в соцсетях, наполнили их контентом и запустили платную рекламу. Как клиент я проверял сроки, собирал необходимую информацию для сайта, следил за результатами. Здесь мне пригодился мой маркетинговый опыт: очень важно говорить с подрядчиком на одном языке, это единственный способ наладить действительно эффективное сотрудничество.

Я на саммите Global Challenges 2018 в Астане

Ивент-агентства могут позаботиться о мероприятии под ключ, если у компании-организатора нет своего отдела или менеджера, или мероприятие планируется в другом городе. Работая в агентстве, ивент-менеджер информирует клиентов (выясняет цели и бюджет мероприятия), затем предлагает возможные концепции, готовит коммерческие предложения и ведет переговоры.

Далее производится оценка мероприятия и начинается сама организация:

• планирование логистики для гостей, работы обслуживающего персонала, волонтеров, выездных команд;
• техническая поддержка: аренда оборудования, разработка и тестирование работоспособности;
• заказать кейтеринг, реквизит, сувениры, печать.
• дизайн логотипа и брендовой продукции, разработка сайта и информационных материалов;
• подбор ведущей, разработка сценария, подбор фотографа и видеооператора;
• работать с участниками: информировать, регистрировать или продавать билеты, отвечать на вопросы;
• подбор и бронирование площадок, дизайн помещений;

В день мероприятия ивент-менеджер (самостоятельно или с коллегами) следит за работой сотрудников и подрядчиков, задействованных в организации процесса, и оперативно решает возникающие проблемы.

Бизнес-план организации праздников

Без бизнес-плана начинающего предпринимателя начинать бизнес глупо и поначалу чревато разорением. Мы рекомендуем вам создать свой бизнес-план перед тем, как начать.

Кстати, совсем не обязательно тратить на это много денег. Достаточно купить недорогую модель и за небольшие деньги переделать ее под свои нужды:

Как оформиться?

Если вы собираетесь работать серьезно и долго, вам нужен индивидуальный предприниматель. Выбирая коды ОКВЭД, отдавайте предпочтение двум: 92,72 и 92,3.

К ним относятся различные мероприятия, связанные с организацией праздников. Как правило, для получения статуса индивидуального предпринимателя необходимо заполнить необходимую форму и уплатить государственную пошлину.

Затраты здесь небольшие, поэтому размечать их как отдельные предметы не стоит. Если вы собираетесь создавать бизнес вместе с партнерами, то вам нужно выбрать более серьезную форму — ООО.

В этом случае стоимость регистрации будет намного выше и вам придется поторопиться с документами.

Общая стоимость регистрации может варьироваться от 30 тысяч рублей.

Что касается лицензии, то в случае с агентством по организации отдыха можно обойтись и без нее.

Местоположение

Офис в центре города — это престижно, но аренда такого помещения обойдется недешево. Где можно остановиться с минимальными затратами?
— Заключить договор с рестораном, клубом или баром на предоставление развлекательной программы. Взамен вы получаете свободное место, новых клиентов от посетителей заведения.
-Снять небольшую и дешевую комнату в спальном районе и назначить встречу с потенциальными клиентами на территории планируемого отдыха. Таким образом, вы сразу же изучите ситуацию и сможете быстро приступить к планированию своей вечеринки.
-При отсутствии приличного офиса на раннем этапе можно встретить клиентов дома. Но у вас должен быть отдельный офис, члены семьи ни при каких обстоятельствах не должны отвлекать вас при общении с клиентами.
Получив первую прибыль, попробуйте найти комнату. В офисе развлекательного агентства нет особых санитарных требований, но необходим комфорт, креативный дизайн, фотографии с отдыха, отзывы благодарных клиентов.

Оборудование

Специфика деятельности такова, что придется много путешествовать. Для перевозки оборудования и реквизита, художников, гостей, мебели, пропавшего алкоголя, еды, цветов и других вещей, о которых вы даже не подозреваете в данный момент, требуется транспортировка. Легковой автомобиль для такой работы не подходит, нужен автобус. Если у вас нет возможности купить машину, заключите договор аренды или партнерства с транспортной компанией.
Яркий, красочный и разнообразный реквизит нужен в неограниченном количестве. Это должно быть дорого? Ненужный. В секонд-хендах, секонд-хендах, распродажах и сувенирных лавках за копейки можно купить очень оригинальные вещи. Опытные операторы индустрии развлечений регулярно и целенаправленно совершают поездки по таким торговым заведениям. Нет необходимости искать реквизит для конкретного конкурса, часто оригинальная или забавная вещь подсказывает артисту интересный номер. Познакомьтесь с руководителями магазинов костюмов, специализированных магазинов или местных театров, которые могут взять напрокат костюмы и реквизит.
Самые серьезные вложения потребуются в аудиотехнику. Многое зависит от качества и мощности звука, а на оборудовании не сэкономить. Минимальный комплект выглядит так:

1. Музыкальные колонки
2. Усилитель мощности
3. Телевизионный пульт
4. Микрофон
5. Комплект аудиокабеля
6. Свет
7. Два ноутбука

Минимальная стоимость такого комплекта — около 150 000 рублей. Его вместимости хватит как для небольшого зала, так и для организации праздника на 50-200 человек. Для выездных мероприятий необходимо более мощное и дорогое оборудование.
Как решить проблему нехватки средств на оборудование? Ни в коем случае не покупайте дешевую: из-за низкого качества она вас разочарует в самый ответственный момент. Аппаратный сбой во время отпуска положит конец вашему агентству. Есть много предложений по аренде аудиотехники и осветительных приборов. Аналогичные услуги предоставляют специализированные магазины, музыкальные студии. Вы можете приобрести минимальный комплект оборудования в лизинг.